Nicht auf der weißen Liste? Prüfen Sie auf ein virtuelles Konto

Wenn Sie das Bankkonto eines polnischen Lieferanten gegen die umsatzsteuerliche weiße Liste geprüft haben, „nicht auf der Liste“ erhalten haben und der Lieferant ein großes, offensichtlich seriöses Unternehmen ist — ein Telekommunikationsanbieter, ein Energieversorger, ein Versicherer, eine Leasinggesellschaft, ein Paketdienst —, dann bedenken Sie vor allem anderen, dass Sie vermutlich ein virtuelles Konto (rachunek wirtualny) vor sich haben.

Virtuelle Konten werden auf der weißen Liste nicht einzeln veröffentlicht. Ein Prüfwerkzeug, das nach der exakten Nummer sucht und dort aufhört, meldet ein vollkommen regelkonformes Konto als nicht gelistet — alarmierend, falsch und leicht versehentlich befolgt.

Die polnische Weiße-Liste-Prüfung auf dieser Seite berücksichtigt sie. Wenn Sie von Hand prüfen oder mit einem Werkzeug, das das nicht tut, dann ist das hier die Erklärung.

Was ein virtuelles Konto ist

Ein Unternehmen, das sehr vielen Kunden Rechnungen stellt, muss wissen, von wem jeder Zahlungseingang stammt. Die Zuordnung über Name und Verwendungszweck ist unzuverlässig, also vergibt seine Bank je Kunde oder je Vertrag eine eigene Kontonummer, die alle in ein einziges echtes Abwicklungskonto münden.

Auf polnischen Rechnungen begegnet Ihnen das ständig bei:

• Telekommunikations- und Internetanbietern
• Strom-, Gas- und Wasserversorgern
• Versicherern und Leasinggesellschaften
• Paketdiensten und Logistikunternehmen
• Wohnungsgenossenschaften und Hausverwaltungen

Die Nummer auf Ihrer Rechnung ist echt, und die Zahlung darauf funktioniert. Sie ist nur kein eigenständiges Konto — sie ist ein Adressierungsetikett davor.

Warum das Verzeichnis sie nicht auflisten kann

Die weiße Liste veröffentlicht die Konten, die umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen angemeldet haben. Ein einziger Telekommunikationsanbieter kann mehrere Millionen virtuelle Nummern im Umlauf haben. Jede einzelne zu veröffentlichen würde das Verzeichnis gewaltig aufblähen und die Größe des Kundenstamms eines Unternehmens preisgeben.

Deshalb veröffentlicht das Finanzministerium stattdessen Masken. Eine Maske ist ein Muster, das beschreibt, welche Stellen einer Kontonummer für diese Bank und diese Filiale fest sind, welche Stellen die Kundenkennung tragen und welche frei sind. Eine Nummer passt zum Verzeichnis, wenn sie auf eine der veröffentlichten Masken zu einem Konto passt, das auf der Liste steht.

Die praktische Folge ist die, auf die es ankommt:

Eine Suche nach exakter Übereinstimmung mit den veröffentlichten Konten verfehlt jedes virtuelle Konto und meldet es als nicht vorhanden.

Das ist ein falsch negatives Ergebnis bei genau der Prüfung, an der eine unmittelbare steuerliche Folge hängt — und die trifft den Zahlenden, nicht den Lieferanten. Es ist die mit Abstand schlimmste Art, hier falsch zu liegen, weshalb jedes brauchbare Prüfwerkzeug die Masken durchgehen muss, bevor es „nicht gelistet“ sagt.

Wie eine korrekte Prüfung abläuft

Aus einer NIP und einer Kontonummer macht eine vollständige Prüfung Folgendes:

1. Das Konto selbst unter den von diesem Steuerpflichtigen angemeldeten Konten suchen.
2. Bleibt das erfolglos, die für diese Bank und diese Filiale veröffentlichten Masken heraussuchen.
3. Die Kontonummer nacheinander gegen jede Maske umschreiben und erneut suchen.
4. Erst wenn jede anwendbare Maske erfolglos geblieben ist, fehlt das Paar tatsächlich.

Schritt 4 ist der, den man überspringt. Eine Bank veröffentlicht häufig mehrere Masken für dieselbe Filiale, die sich nur darin unterscheiden, wie viele Stellen der Kundenkennung zugeschlagen sind — das durchgerechnete Beispiel des Ministeriums selbst führt acht für eine einzige Filiale auf. Beim ersten Fehlschlag aufzuhören erzeugt genau das falsche „nicht gelistet“, zu dessen Vermeidung es diesen Leitfaden gibt.

Was zu tun ist, wenn Sie „nicht auf der Liste“ erhalten

Ist der Lieferant ein Massenrechnungssteller — Telekommunikation, Versorger, Versicherer, Leasing, Paketdienst —, ist ein virtuelles Konto die mit Abstand wahrscheinlichste Erklärung. Prüfen Sie erneut mit einem Werkzeug, das die Masken anwendet, oder nutzen Sie die Suche des Ministeriums selbst, die sie auflöst.

Ist der Lieferant ein gewöhnliches Handelsunternehmen und das Konto auch nach dem Durchgehen der Masken nicht gelistet, ist das ein echter Befund und ein Grund innezuhalten. Die üblichen harmlosen Erklärungen sind:

• Das Konto ist tatsächlich neu und wurde dem Finanzamt noch nicht gemeldet;
• es ist ein Privat- oder Sparkonto und kein betriebliches Abwicklungskonto, und ein solches kann überhaupt nicht auf der Liste stehen;
• es gehört einer Factoringgesellschaft oder einer anderen juristischen Person desselben Konzerns;
• der Lieferant ist kein aktiver Umsatzsteuerpflichtiger, es gibt also gar keine Liste, auf der er stehen könnte.

Keine davon ist ein Grund zu zahlen. Alle sind Gründe, den Lieferanten unter einer Nummer anzurufen, die Sie bereits hatten, und zu fragen, auf welches Konto die Rechnung beglichen werden soll — und dann diese Antwort zu prüfen statt der aus der E-Mail.

Warum das in Polen mehr zählt als anderswo

Bei Zahlungen über 15.000 PLN zwischen Unternehmen kann eine Zahlung auf ein Konto, das am Zahltag nicht auf der weißen Liste steht, Sie den Betriebsausgabenabzug kosten und Sie gesamtschuldnerisch für die Umsatzsteuer des Lieferanten haften lassen. Die Folge trägt der Käufer.

Die polnische weiße Liste behandelt, was das Verzeichnis ist, worauf die Haftung tatsächlich hinausläuft und was zu tun ist, wenn die Zahlung bereits raus ist. In diesem Leitfaden geht es nur um den Grund, aus dem ein rechtmäßiges Konto zu fehlen scheint.

Was die weiße Liste weiterhin nicht klärt

Die Bestätigung, dass ein Konto auf der Liste steht — virtuell oder nicht —, sagt Ihnen, dass dieses Konto diesem Steuerpflichtigen gehört. Sie sagt Ihnen nicht, dass die Rechnung echt ist, dass die Ware angekommen ist oder dass die Person, die sie gemailt hat, dort noch arbeitet.

Der übliche Betrug ist ein echter Lieferant mit kompromittiertem Postfach, bei dem jede Prüfung besteht und nur die Kontodaten falsch sind. Kam die Zahlungsaufforderung per E-Mail, erklärt was „dkim=pass“ wirklich bedeutet, warum die Authentifizierung der Nachricht weniger beweist, als sie zu beweisen scheint.