Biała lista — sprawdź konto
Podaj NIP kontrahenta i numer rachunku z faktury. Pytanie trafia do urzędowego wykazu Ministerstwa Finansów, a odpowiedź dotyczy dzisiejszej daty.
Status na białej liście dotyczy konkretnego dnia. Ta odpowiedź mówi o dacie powyżej i o niczym więcej: aby płatność była zgodna z przepisami, rachunek musi być na wykazie w dniu faktycznej zapłaty. Jeśli płacisz później, sprawdź ponownie tego ranka.
Czym jest biała lista
Biała lista podatników VAT to wykaz prowadzony przez Ministerstwo Finansów, i jest wyjątkowy w skali Europy: obok każdego podatnika VAT wymienia rachunki bankowe, które ten podatnik zgłosił urzędowi skarbowemu. Żaden inny kraj UE tego nie publikuje. Istnieje po to, aby nabywca mógł przed zapłatą sprawdzić, czy rachunek z faktury jest tym, o którym dostawca rzeczywiście poinformował skarbówkę.
Dlaczego 15 000 zł ma znaczenie
Przy płatności do czynnego podatnika VAT powyżej 15 000 zł brutto zapłata na rachunek spoza białej listy niesie dla nabywcy dwie konsekwencje: wydatku nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, a nabywca odpowiada solidarnie za VAT należny od tej transakcji. Próg liczy się od wartości transakcji, a nie pojedynczej raty. Poniżej progu sprawdzenie to już nie obowiązek, lecz ostrożność — i warto je zrobić tak samo.
Split payment nie zwalnia ze sprawdzenia
Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności uwalnia od solidarnej odpowiedzialności za VAT, ale nie od skutku w podatku dochodowym. Wielu nabywców zakłada, że obejmuje jedno i drugie. Przy zwykłym przelewie — a takich jest większość, zwłaszcza transgranicznych — nie działa żadna z tych ochron i sprawdzenie białej listy jest jedyną rzeczą, która dzieli Cię od obu skutków.
Co zrobić, gdy rachunku nie ma na liście
Nie traktuj tego jako dowodu oszustwa i nie płać mimo wszystko. Zwykłe wyjaśnienie to dostawca, który zmienił bank i nie zgłosił tego do urzędu — poprawi to w jeden dzień. Groźne wyjaśnienie to faktura, na której ktoś podmienił rachunek, zanim do Ciebie dotarła. Oba rozwiązuje to samo: zadzwoń do dostawcy pod numer, który już miałeś, i zapytaj, który rachunek jest na białej liście. Jeśli potwierdzi ten z faktury, poproś o aktualizację wykazu i sprawdź ponownie przed zapłatą.
Jak działa biała lista i co kosztuje brak rachunku na niej →
Pytania
Czy to urzędowy wykaz?
Tak. Pytanie trafia do API Ministerstwa Finansów pod adresem wl-api.mf.gov.pl, czyli do tego samego źródła, na którym opiera się publiczna wyszukiwarka Ministerstwa. Nic tutaj nie jest kopią ani lustrem danych.
Dlaczego data jest aż tak ważna?
Bo status na białej liście zapisywany jest na dzień, a pytanie o zgodność brzmi: czy rachunek był na wykazie w dniu zapłaty. Odpowiedź z zeszłego wtorku nie obejmuje dzisiejszej płatności, choćby była jak najbardziej uspokajająca. Sprawdzaj rano w dniu przelewu.
Do czego służy identyfikator zapytania?
To identyfikator, którym Ministerstwo oznaczyło Twoje konkretne zapytanie, i w praktyce podatkowej traktuje się go jako dowód dokonania sprawdzenia. Trzymaj go razem z fakturą. Wynik, którego nie da się powiązać z urzędowym zapytaniem, to zrzut ekranu; wynik z tym identyfikatorem to dokument.
Rachunku nie ma na liście, ale dostawca twierdzi, że jest jego.
To częsta i zwykle niewinna sytuacja: firmy otwierają rachunki i zapominają je zgłosić, a wykaz zna tylko to, co zgłoszono. Skutek podatkowy i tak obciąża nabywcę, więc sprawa musi się zamknąć przed zapłatą — dostawca aktualizuje wykaz, a Ty sprawdzasz ponownie. Nie przyjmuj zapewnienia zamiast wpisu.
Czy to sprawdza także numer VAT?
Nie na tej stronie. Robi to główne sprawdzenie kontrahenta, razem z listami sankcyjnymi, rejestrem przedsiębiorców i domeną nadawcy — ta strona odpowiada tylko na pytanie o rachunek, czyli to, z którym wiąże się termin ustawowy.