Sprawdź dostawcę, zanim mu zapłacisz

Co jest sprawdzane

Numer VAT / rejestrowy

Sprawdzany na żywo w VIES dla numerów z UE i Irlandii Północnej, przy czym najpierw weryfikowany jest format właściwy dla kraju. Dla Belgii, Bułgarii, Czech, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Łotwy, Litwy, Polski, Portugalii, Rumunii i Słowenii odczytywany jest dodatkowo rejestr krajowy: dodaje to nazwę firmy oraz — jeśli rejestr to publikuje — informację, czy firma jest w likwidacji, niewypłacalna, wykreślona lub nie jest już czynnym podatnikiem VAT. Te rejestry odpowiadają także w dni, w które VIES nie odpowiada. Dla numerów GB weryfikowana jest urzędowa brytyjska cyfra kontrolna, ale bez zapytania do rejestru — zobacz pytania poniżej.

IBAN

Struktura i suma kontrolna MOD-97, obliczane lokalnie, oraz bank prowadzący rachunek tam, gdzie kraj publikuje swoje kody bankowe. Wychwytuje przestawione cyfry, których nie wyłapie korekta.

Lista sankcyjna UE

Rozmyte porównywanie nazw z lokalną kopią list sankcyjnych UE, Wielkiej Brytanii i USA, odświeżaną codziennie. Żadne inne bezpłatne narzędzie do weryfikacji dostawców tego nie robi.

Rejestr przedsiębiorców

Nazwa firmy, status i data rejestracji — z Companies House dla dostawców brytyjskich i z rejestru francuskiego dla francuskich. Nazwy wyszukiwane są jako tekst, więc pojedyncza firma jest wskazywana tylko przy dokładnym dopasowaniu — w przeciwnym razie otrzymuje się listę zbliżonych wyników do wyboru.

Domena nadawcy

SPF, polityka DMARC, rekordy MX i wiek rejestracji — czy ktoś mógłby podrobić wiadomość wyglądającą na wysłaną przez nich.

Poradniki

• Dostawca prosi mailem o zmianę danych do przelewuWiadomość wygląda normalnie, nadawca się zgadza, faktura pasuje. To najczęstsza postać oszustwa fakturowego i sposób, by rozpoznać ją w dziesięć minut.
• VIES nie odpowiada? Oto co zrobićUnijny serwis weryfikacji VAT regularnie przestaje działać i nie ma gwarancji dostępności. Co to oznacza dla weryfikacji i co zrobić dalej.
• Zmiana danych bankowych: lista kontrolnaJednostronicowa lista kontrolna do weryfikacji prośby dostawcy o zmianę rachunku przed zapłatą: kto do kogo dzwonił, pod jaki numer, kto zatwierdził. Do wydruku albo zapisu w PDF.
• Bank sprawdza teraz nazwę odbiorcy — co to obejmuje, a czego nieWeryfikacja odbiorcy jest obowiązkowa w strefie euro od października 2025 roku. Dobrze odpowiada na pytanie o własność rachunku.
• Co właściwie dowodzi „dkim=pass” w wiadomości e-mailUwierzytelnianie poczty wypadło pomyślnie. To dowód, że domena podpisała wiadomość, a nie że faktura jest prawdziwa ani że rachunek należy do dostawcy.
• Biała lista podatników VAT — dlaczego rachunek dostawcy trzeba sprawdzićZapłata na rachunek spoza wykazu powyżej 15 000 zł kosztuje koszt uzyskania przychodu i grozi solidarną odpowiedzialnością za VAT dostawcy.
• Rachunek spoza białej listy — sprawdź najpierw, czy nie jest wirtualnyPolscy operatorzy, dostawcy mediów, ubezpieczyciele i firmy leasingowe nadają każdemu klientowi osobny numer rachunku.
• Domena dostawcy została zarejestrowana niedawnoDomena zarejestrowana kilka tygodni temu, z której wychodzą już faktury, to najmocniejszy pojedynczy sygnał, jaki to narzędzie może pokazać.
• Jak się dowiedzieć, że zmienił się status dostawcySprawdzenie mówi o dniu, w którym je wykonano. Rejestracje VAT wygasają, firmy wchodzą w likwidację, nazwy trafiają na listy sankcyjne.
• Dostawca jest w likwidacji, niewypłacalny lub wykreślonyKrajowy rejestr podaje, że firma jest w likwidacji, niewypłacalna albo już nie istnieje — podczas gdy jej numer VAT nadal weryfikuje się bez zarzutu.
• Numer VAT jest poprawny, ale nazwa firmy się różniRejestr potwierdza numer, ale zwraca nazwę niezgodną z fakturą. Zwykle to nazwa handlowa albo spółka z grupy, czasem coś gorszego.
• Numer VAT nie figuruje w rejestrzeDwa bardzo różne wyniki czyta się niemal tak samo: numer, który do nikogo nie należy, i realna firma, która po prostu nie jest podatnikiem VAT.
• Dlaczego IBAN nie przeszedł weryfikacjiIBAN, który nie przechodzi sumy kontrolnej, prawie zawsze zawiera literówkę. Jak działa ta kontrola, gdzie szukać błędu i czego nie mówi.
• Jak sprawdzić, czy faktura jest prawdziwaPraktyczna kolejność kontroli dla faktury od słabo znanego dostawcy — co da się zweryfikować, czego nie, i w którym miejscu przestać.
• Co oznacza sankcyjne „możliwe dopasowanie”Możliwe dopasowanie to wynik porównania podobieństwa nazw ze listami sankcyjnymi UE, Wielkiej Brytanii i USA, a nie ustalenie prawne.
• Formaty numerów VAT według krajówPrefiks, długość i wzorzec dla każdego kraju UE, Irlandii Północnej i Wielkiej Brytanii — łącznie z kodami krajów, które mylą.
• Brak polityki DMARC — co to dla Państwa oznaczaDomenę bez egzekwowanej polityki DMARC może podrobić każdy. Dlaczego ma to znaczenie, gdy faktura prosi o zmianę danych bankowych.
• Dostawca ma bank w innym kraju niż rejestracja VATNiemiecki dostawca z litewskim numerem IBAN to zwykle nic złego, a czasem oszustwo. Co ta różnica oznacza, kiedy jest normalna i o co jedno zapytać.

Pytania