Poprawny numer VAT, inna nazwa

Numer VAT okazał się zarejestrowany, ale nazwa zwrócona przez rejestr nie jest nazwą z faktury. To częste i zwykle niewinne. Bywa też pierwszym widocznym sygnałem, że faktura nie jest tym, za co się podaje, więc warto poświęcić na to dwie minuty zamiast żadnej.

Zwykłe wyjaśnienia

Nazwy handlowe. Spółka zarejestrowana jako Whitfield Holdings Ltd może fakturować jako Whitfield Print. Rejestr przechowuje nazwę prawną; faktura nosi nazwę, której firma faktycznie używa. Żadna nie jest błędna. To zdecydowanie najczęstsza przyczyna.

Struktury grupowe. Większe grupy często mają jedną rejestrację VAT, podczas gdy kilka spółek zależnych działa pod własnymi nazwami. Faktura wskazuje spółkę zależną, rejestr — grupę.

Grupy VAT. W Wielkiej Brytanii i dużej części UE powiązane spółki mogą zarejestrować się jako jedna grupa VAT pod przedstawicielem. Wszystkie spółki w grupie używają tego samego numeru VAT, a rejestr zna wyłącznie przedstawiciela.

Fuzje, przejęcia i zmiany marki. Wpisy rejestrowe pozostają w tyle za rzeczywistością o miesiące. Spółka przejęta w zeszłym roku może nadal figurować pod dawną nazwą albo pod nazwą przejmującego.

Formatowanie i transliteracja. GmbH wobec G.m.b.H., znak & wobec słowa and, nazwa ze znakami nordyckimi lub środkowoeuropejskimi spłaszczona do ASCII. W każdym istotnym sensie to ta sama nazwa.

Rejestr nie zwrócił nic. Część państw członkowskich nie publikuje nazw. Zwłaszcza Niemcy potwierdzają, że numer jest zarejestrowany, nie ujawniając, kto go posiada — nie ma więc czego porównywać. To nie jest niezgodność, to brak danych.

Kiedy warto przyjrzeć się bliżej

Niepokojący wzorzec to nie nieco inna nazwa. To nazwa zupełnie niepowiązana — inna firma, z innej branży, czasem z innego kraju.

Tak dzieje się, gdy numer VAT został przepisany od prawdziwej firmy i umieszczony na cudzej fakturze. Jest to łatwe: numery VAT są jawne, drukowane na każdej fakturze i często podawane na stronach internetowych. Sprawdzenie, że numer jest zarejestrowany, dowodzi, że numer istnieje. Nie dowodzi, że firma przysyłająca fakturę jest tą, do której ten numer należy. To różne pytania, a automatycznie da się odpowiedzieć tylko na pierwsze.

Warto zadzwonić, gdy:

• Nazwa z rejestru i nazwa z faktury nie mają żadnego wiarygodnego związku — nie jest to skrót, spółka matka ani dawna nazwa.
• Nazwa z rejestru należy do firmy z zupełnie innej branży.
• Niezgodność pojawia się razem ze zmianą danych bankowych. Każde z osobna jest zwykle rutyną; razem tworzą wzorzec, przy którym warto się zatrzymać. Zobacz dostawca prosi o zmianę rachunku bankowego.
• To pierwsza faktura od dostawcy, z którym nie mają Państwo historii współpracy.

Jak rozstrzygnąć to w kilka minut

1. Wyszukać nazwę z rejestru. Jeśli okaże się, że to spółka matka, dawna nazwa albo nazwa prawna stojąca za marką, sprawa jest zamknięta.
2. Sprawdzić krajowy rejestr przedsiębiorców. Companies House w Wielkiej Brytanii oraz odpowiedni rejestr w większości państw UE pokażą dawne nazwy, powiązania grupowe i adresy rejestrowe. To rozstrzyga większość przypadków od ręki.
3. Porównać adres. Tam, gdzie rejestr VAT go zwraca, adres zgodny z fakturą jest dobrym potwierdzeniem; zupełnie inny kraj — nie.
4. Zapytać. „W rejestrze VAT figurują Państwo jako X, a na fakturze jest Y — któremu podmiotowi płacę?” Prawdziwy dostawca odpowiada na to natychmiast i bez oporów. W dziale zobowiązań to rutynowe pytanie, a nie oskarżenie.

Co zgodna nazwa dowodzi, a czego nie

Zgodna nazwa mówi, że numer należy do firmy o tej nazwie. Nie mówi, że to ta firma wysłała fakturę, że praca została wykonana ani że rachunek bankowy należy do niej. To pozostają pytania otwarte, a pomyłka w sprawie rachunku bankowego jest tą kosztowną — dlatego każdy wynik na tej stronie zaleca telefoniczne potwierdzenie danych bankowych niezależnie od tego, co pokazały pozostałe kontrole.

Numer VAT, IBAN i domenę nadawcy można sprawdzić razem na stronie głównej.