Numer VAT niezarejestrowany

Kontrola VAT dała wynik negatywny. Zanim założycie najgorsze, warto wiedzieć, że obejmuje to dwie sytuacje, które wyglądają podobnie, a znaczą coś przeciwnego:

• Numer nie jest zarejestrowany na nikogo. Został błędnie przepisany albo wymyślony.
• Firma jest realna i figuruje w rejestrze przedsiębiorców, ale nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT. To całkowicie legalne i bardzo częste.

Strona wyników rozdziela te przypadki tam, gdzie może, bo jeden jest czerwony, a drugi nie.

Gdy numer do nikogo nie należy

Pokazywany na czerwono. Mniej więcej w kolejności częstości:

Został błędnie przepisany. Zdecydowanie najbardziej prawdopodobne wyjaśnienie. Dwie przestawione cyfry dają numer o właściwej długości i właściwym kształcie, który nie jest zarejestrowany na nikogo. Przepiszcie go z oryginalnego dokumentu — nie z kopii i nie z pamięci.

Został odczytany z pliku PDF. Kopiowanie z PDF-a albo skanowanie papierowej faktury po cichu zamienia 0 w O, 1 w l, a 5 w S. Numer wygląda wtedy poprawnie dla was i błędnie dla rejestru.

Brakuje przedrostka kraju albo jest on niewłaściwy. Numery VAT mają sens wyłącznie z dwuliterowym kodem kraju, a faktury często drukują numer bez niego. Cyfry numeru belgijskiego wprowadzone jako francuski nie zostaną odnalezione. Zobacz formaty numerów VAT według krajów.

To wcale nie jest numer VAT. Faktury zawierają kilka identyfikatorów, które łatwo pomylić: numer w rejestrze przedsiębiorców, krajowy numer podatkowy, numer EORI. Niemcy to klasyczna pułapka — krajowy Steuernummer i USt-IdNr. to różne numery, a tylko drugi jest numerem identyfikacyjnym VAT.

Rejestracja wygasła. Numer ważny na zeszłorocznej fakturze może być dziś nieważny, ponieważ firma się wyrejestrowała, przekształciła albo zamknęła. Warto potraktować to poważnie, jeśli płaciliście im już wcześniej bez problemów.

Został wymyślony albo skopiowany od kogoś innego. Pozostały przypadek i powód, dla którego ta kontrola istnieje. Ma największe znaczenie przy pierwszej fakturze od dostawcy, z którym nie macie historii, a tym bardziej, gdy dane do zapłaty są nieznane. Zobacz jak sprawdzić, czy faktura jest prawdziwa.

Pułapka: ważny w kraju, nieważny w VIES

Warto o tym wiedzieć, zanim kogokolwiek oskarżycie. VIES nie odpowiada na pytanie „czy ta firma jest zarejestrowana do VAT?“. Odpowiada na pytanie „czy ten numer jest ważny w handlu wewnątrzunijnym?” To nie to samo, a w kilku państwach członkowskich to drugie wymaga odrębnego zgłoszenia.

We Włoszech firma musi zostać wpisana do archiwum VIES, zanim będzie mogła handlować wewnątrzwspólnotowo, a wiele mniejszych podmiotów tego nie ma. Hiszpania prowadzi osobny rejestr operatorów wewnątrzwspólnotowych, a hiszpańska spółka spoza niego ma realny, działający numer VAT, którego VIES nie potwierdzi.

Odpowiedź negatywna może więc oznaczać całkowicie legalną firmę krajową, która po prostu nigdy nie zgłosiła się do handlu transgranicznego. Jeśli wystawia wam fakturę z innego państwa członkowskiego, pytanie i tak warto zadać — to właśnie ta rejestracja zwykle pozwala fakturować bez VAT — ale to pytanie, nie ustalenie. Zapytajcie; będą wiedzieć.

Gdy firma jest realna, ale nie jest podatnikiem VAT

Pokazywane na bursztynowo, nie na czerwono, bo nic nie jest nie tak. Pojawia się tam, gdzie narzędzie może odczytać rejestr krajowy obok kontroli VAT — obecnie Słowenia, Polska i Rumunia, których numeracja czyni tę różnicę widoczną.

Zwykłe powody, dla których realna firma nie jest podatnikiem VAT:

• Jest poniżej progu rejestracji. Każdy kraj ma taki próg, a wielu drobnych dostawców celowo pozostaje poniżej niego.
• Jej działalność jest zwolniona. Niektóre usługi — między innymi ochrona zdrowia, edukacja, ubezpieczenia i finanse — pozostają poza VAT w większości Unii.
• Numer jest numerem podatkowym, a nie numerem VAT. Słowenia i Polska używają tych samych cyfr do obu celów, więc odpowiedź „niezarejestrowany“ wobec numeru, który wyraźnie identyfikuje realną firmę, oznacza, że nie jest ona podatnikiem VAT — a nie, że nie istnieje. Rumunia to ta sama idea odwrotnie: CUI istnieje dla każdej spółki i dopiero przy rejestracji VAT otrzymuje przedrostek RO.

Jedna rzecz, którą trzeba tu sprawdzić

Czy faktura mimo wszystko nalicza VAT?

Firma niebędąca podatnikiem VAT nie może doliczać VAT do swoich faktur, a jeśli to zrobiła, nie możecie go odliczyć. Albo jest to błąd księgowy po ich stronie, albo faktura nie jest tym, za co się podaje. W tym tkwi cały sens bursztynowego wyniku: nie w podważaniu dostawcy, lecz w upewnieniu się, że nie odliczycie VAT, który nigdy nie był należny. Przekażcie ją księgowości przed zaksięgowaniem.

Co zrobić

1. Przepiszcie numer ponownie z oryginalnego dokumentu, wraz z przedrostkiem kraju.
2. Porównajcie go z formatem danego kraju, korzystając z formatów numerów VAT według krajów. Numer o złej długości to inny problem niż numer po prostu niezarejestrowany.
3. Sprawdźcie starszą fakturę, jeśli ją macie. Zmieniony numer to istotny fakt niezależnie od tego, co rejestr mówi dzisiaj.
4. Zajrzyjcie do rejestru przedsiębiorców. Nazwa, status i adres zwykle rozstrzygają sprawę w niecałą minutę i odróżniają „nie ma takiej firmy“ od „firma, która nie nalicza VAT“.
5. Zapytajcie dostawcę. „Nasz system nie znajduje Państwa numeru VAT w VIES — czy mogą go Państwo potwierdzić i wskazać, czy są zarejestrowani do dostaw wewnątrzwspólnotowych?“ To rutynowe pytanie działu zobowiązań, a prawdziwy dostawca odpowie na nie bez oporów.
6. Nie poprzestawajcie na tej jednej kontroli. Ważny numer VAT również nie dowiódłby, że faktura jest prawdziwa. Dane bankowe i tak potwierdźcie telefonicznie.

Zanim uznacie to za sygnał ostrzegawczy

Upewnijcie się, że rejestr w ogóle odpowiedział. Odpowiedź negatywna i brak odpowiedzi to dwie różne rzeczy, a awaria systemu państwa członkowskiego daje to drugie, nie pierwsze. Jeśli wynik informował, że usługa jest niedostępna, a nie że numer jest nieważny, zobacz co zrobić, gdy VIES jest niedostępny.

Warto też wiedzieć: VIES odpowiada wyłącznie na teraz. Nie da się zapytać, czy numer był ważny w dniu wystawienia faktury, więc dzisiejsza kontrola nic nie mówi o dostawie sprzed trzech miesięcy. Jeśli potrzebujecie dowodu weryfikacji, oficjalna strona VIES wydaje numer konsultacji, gdy wprowadzicie własny numer VAT obok numeru dostawcy — to narzędzie nie może go dla was wygenerować.

Czego nie dowiódłby ważny numer

To, że numer jest zarejestrowany, mówi tylko tyle. Nie mówi, że to ta firma wysłała wam fakturę, że widniejąca na niej nazwa odpowiada rejestracji — zobacz ważny numer VAT, inna nazwa — ani że rachunek bankowy należy do niej. To ostatnie jest najdroższą pomyłką i dlatego każdy wynik na tej stronie kończy się tym samym poleceniem: potwierdźcie dane bankowe telefonicznie.

Numer VAT, IBAN i domenę nadawcy sprawdzicie razem na stronie głównej.