Numéro de TVA non enregistré

La vérification TVA est négative. Avant d’imaginer le pire, il faut savoir que cela recouvre deux situations qui se ressemblent et signifient l’inverse :

• Le numéro n’est enregistré au nom de personne. Il a été mal saisi, ou il a été inventé.
• L’entreprise est réelle et figure au registre des sociétés, mais n’est pas assujettie à la TVA. C’est parfaitement légal et extrêmement fréquent.

La page de résultats sépare ces cas quand elle le peut, car l’un est rouge et l’autre non.

Quand le numéro n’appartient à personne

Affiché en rouge. À peu près par ordre de fréquence :

Il a été mal saisi. De loin l’explication la plus probable. Deux chiffres intervertis produisent un numéro de la bonne longueur et de la bonne forme, enregistré au nom de personne. Ressaisissez-le depuis le document original, pas depuis une copie ni de mémoire.

Il a été extrait d’un PDF. Copier depuis un PDF, ou scanner une facture papier, transforme silencieusement 0 en O, 1 en l et 5 en S. Le numéro vous paraît alors correct et paraît faux au registre.

Le préfixe pays manque ou est erroné. Les numéros de TVA n’ont de sens qu’avec leur code pays à deux lettres, et les factures impriment fréquemment le numéro sans lui. Les chiffres d’un numéro belge saisis comme un numéro français ne seront pas résolus. Voir formats de numéro de TVA par pays.

Ce n’est pas du tout un numéro de TVA. Les factures portent plusieurs identifiants faciles à confondre : numéro d’immatriculation, numéro fiscal national, numéro EORI. L’Allemagne est le piège classique — le Steuernummer national et l’USt-IdNr. sont deux numéros différents, et seul le second est un numéro d’identification à la TVA.

L’enregistrement a pris fin. Un numéro valide sur la facture de l’an dernier peut être invalide aujourd’hui parce que l’entreprise s’est radiée, restructurée ou a fermé. Cela mérite attention si vous les avez déjà payés sans difficulté.

Il a été inventé, ou repris à quelqu’un d’autre. Le cas restant, et la raison d’être de la vérification. Il compte surtout pour une première facture d’un fournisseur avec lequel vous n’avez aucun historique, et bien davantage encore si les coordonnées de paiement vous sont inconnues. Voir comment vérifier qu’une facture est authentique.

Le piège : valide dans son pays, invalide dans VIES

Bon à savoir avant d’accuser qui que ce soit. VIES ne répond pas à « cette entreprise est-elle assujettie à la TVA ? ». Il répond à « ce numéro est-il valide pour le commerce intracommunautaire ? » Ce ne sont pas les mêmes questions, et dans plusieurs États membres la seconde suppose une inscription distincte.

En Italie, une entreprise doit figurer dans l’archive VIES avant de pouvoir commercer dans l’Union, et beaucoup de petites structures n’y figurent pas. L’Espagne tient un registre distinct des opérateurs intracommunautaires, et une société espagnole qui n’y figure pas possède un numéro de TVA réel et opérationnel que VIES ne confirmera pas.

Une réponse négative peut donc désigner une entreprise nationale parfaitement légitime qui ne s’est simplement jamais inscrite pour le commerce transfrontalier. Si elle vous facture depuis un autre État membre, la question mérite tout de même d’être posée — c’est généralement cette inscription qui lui permet de vous facturer hors TVA — mais c’est une question, pas un constat. Demandez-leur ; ils sauront.

Quand l’entreprise est réelle mais non assujettie

Affiché en orange, pas en rouge, car rien n’est anormal. Cela apparaît là où l’outil peut lire un registre national en plus de la vérification TVA — actuellement la Slovénie, la Pologne et la Roumanie, dont la numérotation rend la distinction visible.

Raisons ordinaires pour lesquelles une entreprise réelle n’est pas assujettie :

• Elle est sous le seuil d’assujettissement. Chaque pays en a un, et beaucoup de petits fournisseurs restent délibérément en dessous.
• Son activité est exonérée. Certains services — santé, enseignement, assurance et finance notamment — sont hors du champ de la TVA dans la majeure partie de l’Union.
• Le numéro est un numéro fiscal, pas un numéro de TVA. La Slovénie et la Pologne réutilisent les mêmes chiffres pour les deux : une réponse « non enregistré » face à un numéro qui identifie clairement une société réelle signifie donc qu’elle n’est pas assujettie, et non qu’elle n’existe pas. La Roumanie applique la même idée à l’envers : le CUI existe pour toute société et ne reçoit son préfixe RO qu’à l’assujettissement.

La seule chose à vérifier ici

La facture applique-t-elle quand même de la TVA ?

Une entreprise non assujettie ne doit pas ajouter de TVA à ses factures, et si elle l’a fait, vous ne pouvez pas la déduire. Soit il s’agit d’une erreur comptable de sa part, soit la facture n’est pas ce qu’elle prétend être. C’est toute la raison d’être du résultat orange : non pas mettre en doute le fournisseur, mais éviter que vous ne récupériez une TVA qui n’a jamais été due. Transmettez-la à votre comptable avant comptabilisation.

Que faire

1. Ressaisissez le numéro depuis le document original, avec le préfixe pays.
2. Comparez-le au format du pays concerné à l’aide de formats de numéro de TVA par pays. Un numéro de longueur erronée est un autre problème qu’un numéro simplement non enregistré.
3. Consultez une facture plus ancienne, si vous en avez une. Un numéro qui a changé est un fait à connaître, quoi que dise le registre aujourd’hui.
4. Consultez le registre des sociétés. Le nom, le statut et l’adresse tranchent généralement la question en moins d’une minute et distinguent « aucune entreprise de ce nom » de « entreprise qui ne facture pas de TVA ».
5. Demandez au fournisseur. « Notre système ne trouve pas votre numéro de TVA dans VIES — pourriez-vous le confirmer et nous indiquer si vous êtes inscrits pour les livraisons intracommunautaires ? » C’est une question de routine en comptabilité fournisseurs, et un fournisseur authentique y répond sans difficulté.
6. N’en faites pas la seule vérification. Un numéro de TVA valide n’aurait pas davantage prouvé que la facture était authentique. Confirmez les coordonnées bancaires par téléphone dans tous les cas.

Avant d’y voir un signal d’alerte

Assurez-vous que le registre a bien répondu. Une réponse négative et une absence de réponse sont deux choses différentes, et la panne du système d’un État membre produit la seconde, pas la première. Si le résultat indiquait que le service était indisponible plutôt que le numéro invalide, voir que faire lorsque VIES est indisponible.

Bon à savoir également : VIES ne répond que pour maintenant. Il n’existe aucun moyen de demander si un numéro était valide à la date d’une facture ; une vérification aujourd’hui ne dit donc rien d’une livraison d’il y a trois mois. S’il vous faut une preuve de votre vérification, le site officiel VIES délivre un numéro de consultation lorsque vous saisissez votre propre numéro de TVA à côté de celui de votre fournisseur — cet outil ne peut pas le produire pour vous.

Ce qu’un numéro valide n’aurait pas prouvé

Qu’un numéro soit enregistré ne dit que cela. Il ne dit pas que l’entreprise vous a envoyé la facture, que le nom qui y figure correspond à l’enregistrement — voir numéro de TVA valide, nom différent — ni que le compte bancaire lui appartient. Ce dernier point est le plus coûteux à manquer, et c’est pourquoi chaque résultat de ce site se termine par la même consigne : confirmer les coordonnées bancaires par téléphone.

Vous pouvez vérifier un numéro de TVA, un IBAN et un domaine d’envoi ensemble sur la page d’accueil.