Partita IVA non registrata

Il controllo IVA ha dato esito negativo. Prima di pensare al peggio, conviene sapere che questo copre due situazioni che si somigliano e significano l’opposto:

• Il numero non risulta registrato a nessuno. È stato digitato male, oppure inventato.
• L’azienda è reale e presente nel registro delle imprese, ma non è soggetto passivo IVA. È perfettamente lecito ed estremamente comune.

La pagina dei risultati separa i due casi dove può, perché uno è rosso e l’altro no.

Quando il numero non appartiene a nessuno

Mostrato in rosso. Grosso modo in ordine di frequenza:

È stato digitato male. Di gran lunga la spiegazione più probabile. Due cifre invertite producono un numero della lunghezza e della forma giuste che non risulta registrato a nessuno. Ridigitatelo dal documento originale, non da una copia né a memoria.

È stato estratto da un PDF. Copiare da un PDF, o scansionare una fattura cartacea, trasforma silenziosamente 0 in O, 1 in l e 5 in S. Il numero appare corretto a voi ed errato al registro.

Manca il prefisso nazionale o è sbagliato. Le partite IVA hanno senso solo con il loro codice paese di due lettere, e le fatture spesso stampano il numero senza. Le cifre di un numero belga inserite come francese non verranno risolte. Vedi formati di partita IVA per paese.

Non è affatto una partita IVA. Le fatture riportano diversi identificativi facili da confondere: numero di iscrizione al registro imprese, codice fiscale nazionale, numero EORI. La Germania è la trappola classica — lo Steuernummer nazionale e l’USt-IdNr. sono numeri diversi, e solo il secondo è un numero di identificazione IVA.

La registrazione è cessata. Un numero valido sulla fattura dell’anno scorso può essere non valido oggi perché l’impresa si è cancellata, ristrutturata o ha chiuso. Merita attenzione se li avete già pagati senza problemi.

È stato inventato, o copiato da qualcun altro. Il caso residuo, e la ragione per cui il controllo esiste. Conta soprattutto su una prima fattura da un fornitore con cui non avete storia, e molto di più se le coordinate di pagamento non vi sono familiari. Vedi come verificare che una fattura sia autentica.

La trappola: valida in patria, non valida in VIES

Da sapere prima di accusare qualcuno. VIES non risponde alla domanda «questa impresa è registrata ai fini IVA?». Risponde alla domanda «questo numero è valido per gli scambi intracomunitari?» Non sono la stessa cosa, e in vari Stati membri la seconda richiede un’iscrizione separata.

In Italia un’impresa deve essere inclusa nell’archivio VIES prima di poter operare intracomunitariamente, e molte realtà piccole non lo sono. La Spagna tiene un registro distinto degli operatori intracomunitari, e una società spagnola che non vi figura possiede una partita IVA reale e funzionante che VIES non confermerà.

Una risposta negativa può quindi indicare un’impresa nazionale del tutto legittima che semplicemente non si è mai iscritta per gli scambi transfrontalieri. Se vi fattura da un altro Stato membro la domanda vale comunque la pena — di norma è proprio quell’iscrizione a consentire di fatturarvi senza IVA — ma è una domanda, non un accertamento. Chiedete: lo sapranno.

Quando l’azienda è reale ma non è soggetto passivo

Mostrato in ambra, non in rosso, perché non c’è nulla di sbagliato. Compare dove lo strumento può leggere un registro nazionale accanto al controllo IVA — attualmente Slovenia, Polonia e Romania, la cui numerazione rende visibile la distinzione.

Ragioni ordinarie per cui un’impresa reale non è soggetto passivo IVA:

• È sotto la soglia di registrazione. Ogni paese ne ha una, e molti piccoli fornitori vi restano deliberatamente al di sotto.
• La sua attività è esente. Alcuni servizi — sanità, istruzione, assicurazioni e finanza tra gli altri — sono fuori campo IVA in gran parte dell’Unione.
• Il numero è un codice fiscale, non una partita IVA. Slovenia e Polonia riutilizzano le stesse cifre per entrambi: una risposta «non registrato» a fronte di un numero che identifica chiaramente un’azienda reale significa quindi che non è soggetto passivo, non che non esista. La Romania è la stessa idea al contrario: il CUI esiste per ogni società e acquisisce il prefisso RO solo con la registrazione IVA.

L’unica cosa da controllare qui

La fattura applica comunque l’IVA?

Un’impresa non soggetto passivo non deve aggiungere IVA alle proprie fatture, e se lo ha fatto voi non potete detrarla. O si tratta di un errore contabile dalla loro parte, o la fattura non è ciò che dichiara di essere. È tutta qui la ragione del risultato ambra: non mettere in dubbio il fornitore, ma evitare che detraiate un’IVA mai dovuta. Passatela al commercialista prima di registrarla.

Cosa fare

1. Ridigitate il numero dal documento originale, con il prefisso nazionale.
2. Confrontatelo con il formato di quel paese usando formati di partita IVA per paese. Un numero di lunghezza errata è un problema diverso da uno semplicemente non registrato.
3. Controllate una fattura più vecchia, se ne avete una. Un numero cambiato è un fatto da conoscere a prescindere da ciò che dice oggi il registro.
4. Consultate il registro delle imprese. Denominazione, stato e sede lo chiariscono di solito in meno di un minuto, e distinguono «nessuna impresa del genere» da «impresa che non addebita IVA».
5. Chiedete al fornitore. «Il nostro sistema non trova la vostra partita IVA in VIES — potete confermarcela e dirci se siete iscritti per le cessioni intracomunitarie?» È una domanda di routine per la contabilità fornitori, e un fornitore autentico risponde senza difficoltà.
6. Non lasciate che sia l’unico controllo. Nemmeno una partita IVA valida avrebbe dimostrato che la fattura fosse autentica. Confermate comunque le coordinate bancarie per telefono.

Prima di considerarlo un campanello d’allarme

Accertatevi che il registro abbia effettivamente risposto. Una risposta negativa e nessuna risposta sono cose diverse, e il sistema di uno Stato membro fuori servizio produce la seconda, non la prima. Se il risultato segnalava il servizio non disponibile anziché il numero non valido, vedi cosa fare quando VIES non è disponibile.

Altro punto utile: VIES risponde solo per adesso. Non c’è modo di chiedere se un numero fosse valido alla data di una fattura, quindi un controllo di oggi non dice nulla su una cessione di tre mesi fa. Se vi serve prova di aver verificato, il sito ufficiale VIES rilascia un numero di consultazione quando inserite la vostra partita IVA accanto a quella del fornitore; questo strumento non può produrlo per voi.

Che cosa non avrebbe dimostrato un numero valido

Che il numero sia registrato dice solo quello. Non dice che sia stata quell’impresa a inviarvi la fattura, che il nome riportato corrisponda alla registrazione — vedi partita IVA valida, nome diverso — né che il conto corrente le appartenga. Quest’ultimo è l’errore più costoso, ed è il motivo per cui ogni risultato del sito termina con la stessa indicazione: confermare le coordinate bancarie per telefono.

Potete controllare insieme partita IVA, IBAN e dominio mittente sulla pagina iniziale.