Número de IVA no registrado
Por Jose PollmanPublicado el
La comprobación del IVA ha resultado negativa. Antes de pensar lo peor, conviene saber que esto abarca dos situaciones que se parecen y significan lo contrario:
- El número no está registrado a nombre de nadie. Se tecleó mal, o se lo inventaron.
- La empresa es real y figura en el registro mercantil, pero no está registrada a efectos de IVA. Eso es perfectamente legal y muy habitual.
La página de resultados separa ambos casos cuando puede, porque uno es rojo y el otro no.
Cuando el número no pertenece a nadie
Se muestra en rojo. Aproximadamente por orden de frecuencia:
Se tecleó mal. Con diferencia, la explicación más probable. Dos dígitos transpuestos producen un número con la longitud y la forma correctas que no está registrado a nombre de nadie. Tecléelo de nuevo desde el documento original, no desde una copia ni de memoria.
Se extrajo de un PDF. Copiar de un PDF, o escanear una factura en papel, convierte
silenciosamente el 0 en O, el 1 en l y el 5 en S. El número le parece correcto a
usted y le parece erróneo al registro.
Falta el prefijo de país o es incorrecto. Los números de IVA solo tienen sentido con su código de país de dos letras, y las facturas a menudo imprimen el número sin él. Los dígitos de un número belga introducidos como francés no se resolverán. Véase formatos de número de IVA por país.
No es un número de IVA en absoluto. Las facturas llevan varios identificadores fáciles de confundir: número de registro mercantil, número de identificación fiscal nacional, número EORI. Alemania es el caso clásico — el Steuernummer nacional y el USt-IdNr. son números distintos, y solo el segundo es un número de identificación a efectos de IVA.
El registro ha finalizado. Un número que era válido en la factura del año pasado puede ser inválido hoy porque el negocio se dio de baja, se reestructuró o cerró. Merece atención si ya les ha pagado antes sin problemas.
Se lo inventaron, o lo copiaron de otro. El caso restante, y la razón de ser de la comprobación. Importa sobre todo en una primera factura de un proveedor con el que no tiene historial, y mucho más aún si los datos de pago no le resultan familiares. Véase cómo comprobar que una factura es auténtica.
La trampa: válido en su país, no válido en VIES
Conviene saberlo antes de acusar a nadie. VIES no responde a «¿está este negocio registrado a efectos de IVA?». Responde a «¿es válido este número para el comercio intracomunitario?». No son la misma pregunta, y en varios Estados miembros la segunda exige que el negocio se dé de alta por separado.
En Italia, una empresa debe estar incluida en el archivo VIES antes de poder operar intracomunitariamente, y muchas pequeñas no lo están. España utiliza un registro específico de operadores intracomunitarios, y una empresa española que no figure en él tiene un número de IVA real y operativo que VIES no confirmará.
Así que una respuesta negativa puede corresponder a un negocio nacional completamente legítimo que simplemente nunca se registró para el comercio transfronterizo. Si le facturan desde otro Estado miembro, sigue mereciendo la pregunta — ese alta es normalmente lo que les permite facturarle sin IVA — pero es una pregunta, no una conclusión. Pregúnteles; lo sabrán.
Cuando la empresa es real pero no está registrada a efectos de IVA
Se muestra en ámbar, no en rojo, porque no hay nada incorrecto. Aparece donde la herramienta puede leer un registro nacional junto a la comprobación del IVA — actualmente Eslovenia, Polonia y Rumanía, cuya numeración hace visible la distinción.
Razones habituales por las que un negocio real no está registrado a efectos de IVA:
- Está por debajo del umbral de registro. Todos los países tienen uno, y muchos proveedores pequeños se mantienen deliberadamente por debajo.
- Su actividad está exenta. Determinados servicios — sanidad, educación, seguros y finanzas, entre otros — quedan fuera del IVA en la mayor parte de la UE.
- El número es un número fiscal, no un número de IVA. Eslovenia y Polonia reutilizan los
mismos dígitos para ambos, de modo que una respuesta de «no registrado» frente a un número
que identifica claramente a una empresa real significa que no es sujeto pasivo del IVA, no
que no exista. Rumanía es la misma idea a la inversa: el CUI existe para toda empresa y
solo recibe el prefijo
ROal registrarse a efectos de IVA.
Lo único que hay que comprobar aquí
¿La factura carga IVA de todos modos?
Un negocio que no está registrado a efectos de IVA no debe añadir IVA a sus facturas, y si lo ha hecho, usted no puede deducirlo. O bien es un error contable por su parte, o bien la factura no es lo que aparenta. Esta es toda la razón de ser del resultado ámbar: no cuestionar al proveedor, sino asegurarse de que no va a deducir un IVA que nunca se devengó. Envíelo a su asesor antes de contabilizarlo.
Qué hacer
- Vuelva a teclear el número desde el documento original, con el prefijo de país.
- Compárelo con el formato de ese país en formatos de número de IVA por país. Un número con la longitud equivocada es un problema distinto de uno simplemente no registrado.
- Consulte una factura anterior, si la tiene. Un número que ha cambiado es un dato relevante al margen de lo que diga hoy el registro.
- Consulte el registro mercantil. El nombre, el estado y el domicilio suelen resolverlo en menos de un minuto, y distinguen «no existe tal negocio» de «negocio que no cobra IVA».
- Pregunte al proveedor. «Nuestro sistema no encuentra su número de IVA en VIES, ¿podrían confirmárnoslo e indicarnos si están dados de alta para entregas intracomunitarias?» Es una consulta rutinaria de cuentas a pagar, y un proveedor auténtico la responde sin fricción.
- No deje que sea la única comprobación. Un número de IVA válido tampoco habría demostrado que la factura fuera auténtica. Confirme los datos bancarios por teléfono en cualquier caso.
Antes de tratarlo como una señal de alarma
Asegúrese de que el registro realmente respondió. Una respuesta negativa y la ausencia de respuesta son cosas distintas, y que el sistema de un Estado miembro esté caído produce la segunda, no la primera. Si el resultado indicaba que el servicio no estaba disponible en lugar de que el número fuera inválido, véase qué hacer cuando VIES no está disponible.
También conviene saberlo: VIES responde solo para ahora. No hay forma de preguntar si un número era válido en la fecha de una factura, así que una comprobación de hoy no dice nada sobre una entrega de hace tres meses. Si necesita constancia de haber comprobado, el sitio oficial de VIES emite un número de consulta cuando introduce su propio número de IVA junto al de su proveedor; esta herramienta no puede generarlo por usted.
Qué no habría demostrado un número válido
Que el número esté registrado dice solo eso. No dice que el negocio le haya enviado la factura, que el nombre que figura en ella coincida con el registro — véase número de IVA válido, nombre distinto — ni que la cuenta bancaria les pertenezca. Esto último es lo más caro de equivocar, y por eso todo resultado de este sitio termina con la misma instrucción de confirmar los datos bancarios por teléfono.
Puede comprobar un número de IVA, un IBAN y un dominio remitente a la vez en la página de inicio.
Ejecutar una comprobación →Registro, IBAN, sanciones de la UE y dominio de envío, en una sola pasada. Gratis, sin registro.
Verificador de facturas →Cargue la factura de un proveedor, o pegue su texto, y los números de IVA, las cuentas bancarias y los dominios de correo que contiene se leen en su navegador: el archivo nunca se sube. Corrija lo que se haya leído mal y ejecute todas las comprobaciones a la vez.