Número de IVA válido, nombre distinto

Un número de IVA resultó estar registrado, pero el nombre que devolvió el registro no es el que figura en la factura. Esto es habitual y suele ser inocente. También es a veces la primera señal visible de que una factura no es lo que dice ser, así que merece dos minutos en lugar de ninguno.

Las explicaciones corrientes

Nombres comerciales. Una empresa registrada como Whitfield Holdings Ltd puede facturar como Whitfield Print. El registro guarda el nombre jurídico; la factura lleva el nombre que el negocio usa realmente. Ninguno es incorrecto. Esta es, con diferencia, la causa más frecuente.

Estructuras de grupo. Los grupos grandes suelen tener un único registro de IVA mientras varias filiales operan con su propio nombre. La factura nombra a la filial, el registro nombra al grupo.

Grupos de IVA. En el Reino Unido y buena parte de la UE, empresas vinculadas pueden registrarse como un solo grupo de IVA bajo un miembro representante. Todas usan el mismo número, y el registro solo conoce al representante.

Fusiones, adquisiciones y cambios de marca. Los registros van meses por detrás de la realidad. Una empresa adquirida el año pasado puede seguir apareciendo con su nombre anterior, o con el del comprador.

Formato y transliteración. GmbH frente a G.m.b.H., un ampersand frente a y, un nombre con caracteres nórdicos o centroeuropeos reducidos a ASCII. Son el mismo nombre en todo lo que importa.

El registro no devolvió nada. Algunos Estados miembros no publican nombres. Alemania en particular confirma que un número está registrado sin revelar quién lo tiene, así que no hay nada que comparar: eso no es una discrepancia, es una ausencia.

Cuándo merece un examen más atento

El patrón preocupante no es un nombre ligeramente distinto. Es uno completamente sin relación: otra empresa, de otro sector, a veces de otro país.

Eso ocurre cuando un número de IVA se ha tomado de una empresa real y se ha puesto en la factura de otra. Es fácil de hacer: los números de IVA son públicos, están impresos en cada factura y a menudo en las webs. Comprobar que el número está registrado demuestra que el número existe. No demuestra que la empresa que le envía la factura sea aquella a la que pertenece. Son preguntas distintas, y solo la primera se responde automáticamente.

Considérelo motivo de llamada cuando:

• El nombre del registro y el de la factura no guardan relación plausible: ni abreviatura, ni matriz, ni nombre anterior.
• El nombre del registro es un negocio de un sector sin relación.
• La discrepancia aparece junto a un cambio de datos bancarios. Cada una por separado suele ser rutina; juntas son el patrón ante el que conviene detenerse. Véase un proveedor pide cambiar sus datos bancarios.
• Es una primera factura de un proveedor con el que no tiene historial.

Cómo resolverlo en unos minutos

1. Busque el nombre del registro. Si es claramente la matriz, el nombre anterior o el nombre jurídico tras la marca, ya está.
2. Consulte el registro mercantil nacional. Companies House en el Reino Unido, y el registro equivalente en la mayoría de los Estados de la UE, muestran nombres anteriores, relaciones de grupo y domicilios sociales. Esto resuelve la mayoría de los casos.
3. Compare la dirección. Cuando el registro de IVA devuelve una, que coincida con la factura es una buena corroboración; un país completamente distinto, no.
4. Pregunte. «En el registro de IVA constan como X pero la factura dice Y: ¿a qué entidad estoy pagando?» Un proveedor real responde de inmediato y sin fricción. Es una pregunta rutinaria en cuentas a pagar, no una acusación.

Qué demuestra y qué no un nombre coincidente

Un nombre que coincide le dice que el número pertenece a una empresa con ese nombre. No le dice que esa empresa enviara la factura, que el trabajo se hiciera, ni que la cuenta bancaria sea suya. Esas siguen siendo preguntas abiertas, y la de la cuenta bancaria es la cara de equivocarse, por lo que cada resultado de este sitio pide confirmar los datos bancarios por teléfono, digan lo que digan las demás comprobaciones.

Puede comprobar un número de IVA, un IBAN y un dominio de envío a la vez en la página de inicio.