Gültige USt-IdNr., anderer Name

Eine USt-IdNr. wurde als registriert bestätigt, aber der vom Register gelieferte Name ist nicht der Name auf der Rechnung. Das ist häufig und meist harmlos. Es ist gelegentlich auch das erste sichtbare Anzeichen dafür, dass eine Rechnung nicht das ist, was sie zu sein vorgibt — also sind zwei Minuten dafür besser angelegt als keine.

Die gewöhnlichen Erklärungen

Handelsnamen. Ein als Whitfield Holdings Ltd eingetragenes Unternehmen kann als Whitfield Print fakturieren. Das Register führt den rechtlichen Namen; die Rechnung trägt den Namen, den das Unternehmen tatsächlich verwendet. Keiner von beiden ist falsch. Das ist mit großem Abstand die häufigste Ursache.

Konzernstrukturen. Größere Gruppen halten oft eine einzige USt-Registrierung, während mehrere Tochtergesellschaften unter eigenem Namen auftreten. Die Rechnung nennt die Tochter, das Register nennt die Gruppe.

Umsatzsteuerliche Organschaften. Im Vereinigten Königreich und weiten Teilen der EU können verbundene Unternehmen sich als eine USt-Gruppe unter einem vertretenden Mitglied registrieren. Jedes Unternehmen dieser Gruppe nutzt dieselbe Nummer, und das Register kennt nur den Vertreter.

Fusionen, Übernahmen und Umbenennungen. Registereinträge hinken der Wirklichkeit um Monate hinterher. Ein im letzten Jahr übernommenes Unternehmen kann noch unter seinem früheren Namen erscheinen — oder unter dem des Erwerbers.

Schreibweise und Transliteration. GmbH gegen G.m.b.H., ein kaufmännisches Und gegen und, ein Name mit nordischen oder mitteleuropäischen Zeichen, der auf ASCII reduziert wurde. Das ist in jeder relevanten Hinsicht derselbe Name.

Das Register hat gar nichts geliefert. Einige Mitgliedstaaten veröffentlichen keine Namen. Insbesondere Deutschland bestätigt, dass eine Nummer registriert ist, ohne offenzulegen, wer sie hält — es gibt also nichts zu vergleichen. Das ist keine Abweichung, sondern eine Leerstelle.

Wann es einen genaueren Blick verdient

Das besorgniserregende Muster ist nicht ein leicht abweichender Name. Es ist ein völlig unzusammenhängender — ein anderes Unternehmen, in einer anderen Branche, manchmal in einem anderen Land.

Das passiert, wenn eine USt-IdNr. von einem echten Unternehmen übernommen und auf die Rechnung eines anderen gesetzt wurde. Das ist leicht: USt-IdNrn. sind öffentlich, stehen auf jeder Rechnung und oft auf Websites. Die Prüfung, dass die Nummer registriert ist, beweist, dass die Nummer existiert. Sie beweist nicht, dass das Unternehmen, das Ihnen die Rechnung schickt, dasjenige ist, dem sie gehört. Das sind verschiedene Fragen, und nur die erste lässt sich automatisch beantworten.

Ein Anruf ist angebracht, wenn:

• Registername und Rechnungsname keinen plausiblen Zusammenhang haben — keine Abkürzung, keine Muttergesellschaft, kein früherer Name.
• Der Registername ein Unternehmen aus einer völlig anderen Branche ist.
• Die Abweichung zusammen mit einer Änderung der Bankverbindung auftritt. Jedes für sich ist meist Routine; zusammen sind sie das Muster, bei dem man anhalten sollte. Siehe Lieferant möchte Bankverbindung ändern.
• Es sich um eine erste Rechnung eines Lieferanten handelt, mit dem Sie keine Vorgeschichte haben.

Wie Sie es in wenigen Minuten klären

1. Suchen Sie nach dem Registernamen. Ist es offensichtlich die Muttergesellschaft, der frühere Name oder der rechtliche Name hinter der Marke, sind Sie fertig.
2. Prüfen Sie das nationale Handelsregister. Companies House im Vereinigten Königreich und das entsprechende Register in den meisten EU-Staaten zeigen frühere Namen, Konzernbeziehungen und eingetragene Anschriften. Das klärt die meisten Fälle sofort.
3. Vergleichen Sie die Anschrift. Wo das USt-Register eine liefert, ist eine mit der Rechnung übereinstimmende Adresse eine gute Bestätigung; ein völlig anderes Land ist das nicht.
4. Fragen Sie nach. „Im USt-Register stehen Sie als X, auf der Rechnung steht Y — welche Gesellschaft bezahle ich?“ Ein echter Lieferant beantwortet das sofort und ohne Reibung. In der Kreditorenbuchhaltung ist das eine Routinefrage, keine Anschuldigung.

Was ein übereinstimmender Name beweist und was nicht

Ein übereinstimmender Name sagt Ihnen, dass die Nummer einem Unternehmen dieses Namens gehört. Er sagt Ihnen nicht, dass dieses Unternehmen die Rechnung geschickt hat, dass die Leistung erbracht wurde oder dass das Bankkonto ihm gehört. Das bleiben offene Fragen, und die zum Bankkonto ist die teure, wenn man sie falsch beantwortet — weshalb jedes Ergebnis auf dieser Seite dazu auffordert, die Bankverbindung unabhängig von allen anderen Prüfungen telefonisch zu bestätigen.

Sie können eine USt-IdNr., eine IBAN und eine Absender-Domain gemeinsam auf der Startseite prüfen.