USt-IdNr. nicht registriert

Die Umsatzsteuerprüfung ist negativ ausgefallen. Bevor Sie das Schlimmste annehmen, sollten Sie wissen, dass das zwei Situationen umfasst, die sich ähneln und Gegenteiliges bedeuten:

• Die Nummer ist niemandem zugeordnet. Sie wurde vertippt — oder erfunden.
• Das Unternehmen ist real und im Handelsregister eingetragen, aber nicht umsatzsteuerlich registriert. Das ist völlig legal und äußerst häufig.

Die Ergebnisseite trennt diese Fälle, wo sie es kann, denn der eine ist rot und der andere nicht.

Wenn die Nummer niemandem gehört

Rot dargestellt. Grob nach Häufigkeit geordnet:

Sie wurde vertippt. Mit Abstand die wahrscheinlichste Erklärung. Zwei vertauschte Ziffern ergeben eine Nummer mit der richtigen Länge und der richtigen Form, die niemandem zugeordnet ist. Tippen Sie sie vom Originaldokument ab — nicht von einer Kopie und nicht aus dem Gedächtnis.

Sie wurde aus einem PDF ausgelesen. Beim Kopieren aus einem PDF oder beim Scannen einer Papierrechnung wird unbemerkt aus 0 ein O, aus 1 ein l und aus 5 ein S. Die Nummer sieht für Sie dann richtig aus und ist für das Register falsch.

Das Länderpräfix fehlt oder stimmt nicht. USt-IdNr. sind nur mit ihrem zweistelligen Ländercode aussagekräftig, und Rechnungen drucken die Nummer häufig ohne ihn. Die Ziffern einer belgischen Nummer, als französische eingegeben, werden nicht aufgelöst. Siehe USt-IdNr.-Formate nach Land.

Es ist gar keine USt-IdNr. Rechnungen tragen mehrere Kennungen, die leicht zu verwechseln sind: Handelsregisternummer, nationale Steuernummer, EORI-Nummer. Deutschland ist das klassische Beispiel — die Steuernummer und die USt-IdNr. sind verschiedene Nummern, und nur die zweite ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Die Registrierung ist beendet. Eine Nummer, die auf der Rechnung des Vorjahres gültig war, kann heute ungültig sein, weil das Unternehmen sich abgemeldet, umstrukturiert oder geschlossen hat. Das ist ernst zu nehmen, wenn Sie schon problemlos an diesen Lieferanten gezahlt haben.

Sie wurde erfunden oder von jemand anderem übernommen. Der verbleibende Fall und der Grund, warum es die Prüfung gibt. Am wichtigsten ist er bei einer ersten Rechnung von einem Lieferanten ohne gemeinsame Historie, und noch weit mehr, wenn die Zahlungsdaten unbekannt sind. Siehe wie man prüft, ob eine Rechnung echt ist.

Die Falle: im Inland gültig, in VIES nicht

Wichtig zu wissen, bevor Sie jemanden beschuldigen. VIES beantwortet nicht die Frage „Ist dieses Unternehmen umsatzsteuerlich registriert?“ Es beantwortet die Frage „Ist diese Nummer für den innergemeinschaftlichen Handel gültig?“ Das ist nicht dasselbe, und in mehreren Mitgliedstaaten erfordert die zweite Frage eine gesonderte Freischaltung.

In Italien muss ein Unternehmen im VIES-Archiv eingetragen sein, bevor es innergemeinschaftlich handeln darf, und viele kleinere sind es nicht. Spanien führt ein eigenes Register innergemeinschaftlicher Unternehmer, und ein spanisches Unternehmen außerhalb dieses Registers hat eine reale, funktionierende Umsatzsteuernummer, die VIES nicht bestätigt.

Eine negative Antwort kann also ein völlig rechtmäßiges inländisches Unternehmen bedeuten, das sich nie für den grenzüberschreitenden Handel registriert hat. Wenn es Ihnen aus einem anderen Mitgliedstaat Rechnungen stellt, ist das dennoch eine Frage wert — diese Registrierung erlaubt in der Regel überhaupt erst die Rechnungstellung ohne Umsatzsteuer — aber es ist eine Frage, keine Feststellung. Fragen Sie nach; man wird es wissen.

Wenn das Unternehmen real, aber nicht umsatzsteuerpflichtig ist

Gelb dargestellt, nicht rot, weil nichts falsch ist. Das erscheint dort, wo das Werkzeug neben der Umsatzsteuerprüfung ein nationales Register lesen kann — derzeit Slowenien, Polen und Rumänien, deren Nummernsysteme den Unterschied sichtbar machen.

Gewöhnliche Gründe, warum ein reales Unternehmen nicht umsatzsteuerlich registriert ist:

• Es liegt unter der Registrierungsschwelle. Jedes Land hat eine, und viele kleine Lieferanten bleiben bewusst darunter.
• Seine Tätigkeit ist steuerbefreit. Bestimmte Leistungen — darunter Gesundheit, Bildung, Versicherungen und Finanzdienstleistungen — liegen in den meisten EU-Staaten außerhalb der Umsatzsteuer.
• Die Nummer ist eine Steuernummer, keine USt-IdNr. Slowenien und Polen verwenden dieselben Ziffern für beides. Eine Antwort „nicht registriert“ auf eine Nummer, die eindeutig ein reales Unternehmen bezeichnet, bedeutet also, dass es nicht umsatzsteuerpflichtig ist — nicht, dass es nicht existiert. Rumänien ist derselbe Gedanke umgekehrt: Die CUI existiert für jedes Unternehmen und erhält ihr RO-Präfix erst mit der Umsatzsteuerregistrierung.

Das eine, was hier zu prüfen ist

Weist die Rechnung trotzdem Umsatzsteuer aus?

Ein Unternehmen, das nicht umsatzsteuerlich registriert ist, darf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer hinzufügen — und wenn doch, können Sie sie nicht als Vorsteuer abziehen. Entweder ist es ein Buchhaltungsfehler auf dessen Seite, oder die Rechnung ist nicht das, was sie zu sein vorgibt. Genau dafür gibt es das gelbe Ergebnis: nicht um den Lieferanten in Frage zu stellen, sondern damit Sie keine Vorsteuer geltend machen, die nie geschuldet war. Geben Sie es vor der Verbuchung an Ihre Steuerberatung.

Was zu tun ist

1. Tippen Sie die Nummer neu ab, vom Originaldokument, mit Länderpräfix.
2. Vergleichen Sie sie mit dem Format des jeweiligen Landes unter USt-IdNr.-Formate nach Land. Eine Nummer falscher Länge ist ein anderes Problem als eine schlicht nicht registrierte.
3. Sehen Sie in eine ältere Rechnung, falls vorhanden. Eine geänderte Nummer ist unabhängig von der heutigen Registerauskunft eine wichtige Information.
4. Schlagen Sie im Handelsregister nach. Name, Status und Anschrift klären das dort meist in unter einer Minute und unterscheiden „kein solches Unternehmen“ von „Unternehmen, das keine Umsatzsteuer berechnet“.
5. Fragen Sie den Lieferanten. „Unser System findet Ihre USt-IdNr. nicht in VIES — können Sie sie bestätigen und mitteilen, ob Sie für innergemeinschaftliche Lieferungen registriert sind?“ Das ist eine übliche Rückfrage aus der Kreditorenbuchhaltung, und ein echter Lieferant beantwortet sie ohne Umstände.
6. Lassen Sie es nicht die einzige Prüfung sein. Auch eine gültige USt-IdNr. hätte nicht bewiesen, dass die Rechnung echt ist. Bestätigen Sie die Bankverbindung in jedem Fall telefonisch.

Bevor Sie es als Warnsignal werten

Vergewissern Sie sich, dass das Register überhaupt geantwortet hat. Eine negative Antwort und keine Antwort sind zweierlei, und ein ausgefallenes System eines Mitgliedstaats erzeugt das Zweite, nicht das Erste. Wenn das Ergebnis meldete, der Dienst sei nicht verfügbar, statt die Nummer sei ungültig, siehe was tun, wenn VIES nicht erreichbar ist.

Ebenfalls wichtig: VIES antwortet nur für jetzt. Es gibt keine Möglichkeit zu fragen, ob eine Nummer zum Rechnungsdatum gültig war — eine Prüfung heute sagt also nichts über eine Lieferung vor drei Monaten. Wenn Sie einen Nachweis Ihrer Prüfung benötigen: Die offizielle VIES-Seite vergibt eine Konsultationsnummer, wenn Sie Ihre eigene USt-IdNr. neben der Ihres Lieferanten eingeben. Dieses Werkzeug kann das nicht für Sie erzeugen.

Was eine gültige Nummer nicht bewiesen hätte

Dass die Nummer registriert ist, sagt nur das. Es sagt nicht, dass das Unternehmen Ihnen die Rechnung geschickt hat, dass der Name darauf zur Registrierung passt — siehe gültige USt-IdNr., anderer Name — oder dass das Bankkonto ihm gehört. Letzteres ist das teuerste Missverständnis, weshalb jedes Ergebnis auf dieser Seite mit derselben Aufforderung endet, die Bankverbindung telefonisch zu bestätigen.

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