ID številka za DDV ni registrirana

Preverjanje DDV je vrnilo negativen odgovor. Preden pomislite na najhujše, velja vedeti, da to zajema dva položaja, ki sta si podobna in pomenita nasprotje:

• Številka ni registrirana na nikogar. Bila je napačno prepisana ali izmišljena.
• Podjetje je resnično in vpisano v poslovni register, a ni zavezanec za DDV. To je povsem zakonito in zelo pogosto.

Stran z rezultati ta primera loči, kjer lahko, ker je eden rdeč, drugi pa ne.

Kadar številka ne pripada nikomur

Prikazano rdeče. Približno po pogostosti:

Bila je napačno prepisana. Daleč najverjetnejša razlaga. Dve zamenjani števki dasta številko prave dolžine in prave oblike, ki ni registrirana na nikogar. Prepišite jo iz izvirnega dokumenta — ne iz kopije in ne po spominu.

Bila je prebrana iz datoteke PDF. Kopiranje iz PDF-ja ali skeniranje papirnatega računa tiho spremeni 0 v O, 1 v l in 5 v S. Številka je potem videti pravilna vam in napačna registru.

Manjka predpona države ali je napačna. ID številke za DDV so smiselne le z dvočrkovno oznako države, računi pa številko pogosto natisnejo brez nje. Števke belgijske številke, vnesene kot francoska, ne bodo najdene. Glejte oblike ID številk za DDV po državah.

Sploh ni ID številka za DDV. Računi nosijo več identifikatorjev, ki jih je lahko zamenjati: matična številka, nacionalna davčna številka, številka EORI. Nemčija je klasična past — nacionalni Steuernummer in USt-IdNr. sta različni številki in le druga je identifikacijska številka za DDV.

Registracija se je končala. Številka, ki je bila veljavna na lanskem računu, je lahko danes neveljavna, ker se je podjetje odjavilo, prestrukturiralo ali zaprlo. To je vredno resne pozornosti, če ste jim že plačevali brez težav.

Bila je izmišljena ali prepisana od koga drugega. Preostali primer in razlog, zakaj to preverjanje sploh obstaja. Najbolj šteje pri prvem računu dobavitelja, s katerim nimate zgodovine, in še precej bolj, če so plačilni podatki neznani. Glejte kako preveriti, ali je račun pristen.

Past: veljavna doma, neveljavna v VIES

Vredno vedeti, preden koga obtožite. VIES ne odgovarja na vprašanje »ali je to podjetje registrirano za DDV?«. Odgovarja na vprašanje »ali je ta številka veljavna za trgovanje znotraj EU?« To ni isto vprašanje in v več državah članicah drugo zahteva ločeno prijavo.

V Italiji mora biti podjetje vpisano v arhiv VIES, preden lahko trguje znotraj Skupnosti, in mnoga manjša niso. Španija vodi ločen register operaterjev znotraj Skupnosti, špansko podjetje zunaj njega pa ima resnično, delujočo številko za DDV, ki je VIES ne bo potrdil.

Negativen odgovor lahko torej pomeni povsem zakonito domače podjetje, ki se preprosto nikoli ni prijavilo za čezmejno trgovanje. Če vam izdaja račun iz druge države članice, je vprašanje vseeno vredno zastaviti — običajno je prav ta prijava tista, ki jim omogoča, da vam zaračunajo brez DDV — a je to vprašanje, ne ugotovitev. Vprašajte jih; vedeli bodo.

Kadar je podjetje resnično, a ni zavezanec za DDV

Prikazano jantarno, ne rdeče, ker ni nič narobe. Pojavi se tam, kjer orodje ob preverjanju DDV lahko prebere še nacionalni register — trenutno Slovenija, Poljska in Romunija, katerih oštevilčenje to razliko naredi vidno.

Običajni razlogi, zakaj resnično podjetje ni zavezanec za DDV:

• Je pod pragom za registracijo. Vsaka država ga ima, mnogi manjši dobavitelji pa namenoma ostajajo pod njim.
• Njegova dejavnost je oproščena. Nekatere storitve — med drugim zdravstvo, izobraževanje, zavarovalništvo in finance — so v večjem delu EU zunaj sistema DDV.
• Številka je davčna številka, ne ID številka za DDV. Slovenija in Poljska za oboje uporabljata iste števke, zato odgovor »ni registrirano« ob številki, ki očitno označuje resnično podjetje, pomeni, da ni zavezanec za DDV — in ne, da ne obstaja. Romunija je ista zamisel obrnjeno: CUI obstaja za vsako družbo, predpono RO pa dobi šele ob registraciji za DDV.

Edino, kar je tu treba preveriti

Ali račun kljub temu zaračunava DDV?

Podjetje, ki ni zavezanec za DDV, svojim računom ne sme dodajati DDV, in če ga je, ga ne morete odbiti. Ali gre za knjigovodsko napako na njihovi strani ali pa račun ni to, za kar se izdaja. V tem je ves smisel jantarnega rezultata: ne dvomiti o dobavitelju, temveč poskrbeti, da ne boste odbili DDV, ki ni bil nikoli dolgovan. Pred knjiženjem ga pošljite računovodji.

Kaj storiti

1. Ponovno prepišite številko iz izvirnega dokumenta, s predpono države.
2. Primerjajte jo z obliko za tisto državo prek oblik ID številk za DDV po državah. Številka napačne dolžine je druga težava kot številka, ki preprosto ni registrirana.
3. Poglejte starejši račun, če ga imate. Spremenjena številka je pomembno dejstvo ne glede na to, kaj register pravi danes.
4. Preverite poslovni register. Naziv, status in naslov to običajno razrešijo v manj kot minuti in ločijo »takega podjetja ni« od »podjetje, ki ne zaračunava DDV«.
5. Vprašajte dobavitelja. »Naš sistem vaše ID številke za DDV ne najde v VIES — jo lahko potrdite in poveste, ali ste prijavljeni za dobave znotraj Skupnosti?« To je rutinsko vprašanje iz saldakontov dobaviteljev in pristen dobavitelj nanj odgovori brez zapletov.
6. Naj to ne bo edino preverjanje. Tudi veljavna ID številka za DDV ne bi dokazala, da je račun pristen. Bančne podatke v vsakem primeru potrdite po telefonu.

Preden to štejete za opozorilni znak

Prepričajte se, da je register sploh odgovoril. Negativen odgovor in odsotnost odgovora sta različni stvari, izpad sistema države članice pa da drugo, ne prvo. Če je rezultat sporočal, da storitev ni na voljo, in ne, da je številka neveljavna, glejte kaj storiti, ko VIES ni dosegljiv.

Prav tako velja vedeti: VIES odgovarja samo za zdaj. Ni načina, da bi vprašali, ali je bila številka veljavna na datum računa, zato današnje preverjanje ne pove ničesar o dobavi izpred treh mesecev. Če potrebujete dokazilo o preveritvi, uradna stran VIES izda številko posvetovanja, ko poleg dobaviteljeve vnesete še svojo ID številko za DDV; to orodje tega ne more ustvariti namesto vas.

Česa veljavna številka ne bi dokazala

Da je številka registrirana, pove le to. Ne pove, da vam je račun poslalo to podjetje, da se ime na njem ujema z registracijo — glejte veljavna ID številka za DDV, drugo ime — niti da bančni račun pripada njim. Zadnje je najdražje zgrešiti in prav zato se vsak rezultat na tej strani konča z istim navodilom: bančne podatke potrdite po telefonu.

ID številko za DDV, IBAN in domeno pošiljatelja lahko preverite skupaj na začetni strani.