Zmiana danych bankowych: lista kontrolna
Autor: Jose PollmanOpublikowano
Jedna strona do wydruku albo zapisu w PDF, do przechowania razem z płatnością. Odnotowuje jedyną kontrolę, która naprawdę zatrzymuje to oszustwo — rozmowę głosową pod numerem, który mieli Państwo wcześniej — oraz to, kto ją wykonał, co czyni ją możliwą do skontrolowania, a nie tylko zapamiętaną.
Proszę wydrukować tę stronę albo w oknie drukowania przeglądarki wybrać „Zapisz jako PDF". Wszystko poza listą jest pomijane przy wydruku.
Zanim cokolwiek Państwo zmienią
- Proszę odnotować, kto prosił, kiedy i jakim kanałem. Proszę dołączyć oryginalną wiadomość.
- Proszę potwierdzić, że dotyczy to rachunku, na który już Państwo płacili. Pierwsza faktura od nowego dostawcy to inna sytuacja — wtedy weryfikuje się dostawcę, a nie zmianę.
- Proszę jeszcze nie zmieniać kartoteki dostawcy. To z niej czyta późniejsza płatność; zmiana na początku sprawia, że niezweryfikowany rachunek jest już aktywny.
Rozmowa telefoniczna — to jest ta kontrola
- Proszę zapisać numer, pod który Państwo zadzwonili, i jego źródło: wcześniejszą fakturę, system księgowy albo stronę dostawcy, na którą weszli Państwo samodzielnie.
- Proszę upewnić się, że to NIE jest numer z prośby, z podpisu w e-mailu ani z nowej faktury. Kto kontroluje skrzynkę, kontroluje także je.
- Proszę porozmawiać z osobą, którą można wskazać z nazwiska. Poczta głosowa, oddzwonienie, którego Państwo nie zainicjowali, ani odpowiedź e-mailem nie są potwierdzeniem.
- Proszę przeczytać rozmówcy cztery ostatnie cyfry nowego rachunku. Proszę nie pozwolić, by to on je przeczytał — potwierdzi to jedynie treść samej prośby.
- Proszę odnotować, z kim Państwo rozmawiali oraz datę i godzinę rozmowy.
Zanim wyjdzie pierwsza płatność
- Proszę odnotować wynik bankowego sprawdzenia nazwy odbiorcy: zgodność, zbliżona zgodność albo brak. Zbliżona to nie zgodność — proszę dopytać.
- Warto rozważyć pierwszą płatność na małą kwotę, z telefonicznym potwierdzeniem wpływu przed resztą.
- Proszę zaktualizować kartotekę dostawcy w systemie księgowym, a nie w skrzynce, żeby kolejna płatność czytała zweryfikowany rachunek.
Zatwierdzenie
- Zgłoszone przez (imię i nazwisko, data):
- Zweryfikowane głosowo przez (imię i nazwisko, użyty numer, data):
- Zatwierdzone do zapłaty przez (imię i nazwisko, data) — inną osobę niż ta, która otrzymała prośbę:
Proszę przechowywać to razem z fakturą. Jeśli zmiana okaże się oszustwem, ta strona jest zapisem tego, co i przez kogo zostało sprawdzone — oraz zgłoszeniem, na które bank może zareagować w godziny, a nie w dni.