Cambio de datos bancarios: lista de verificación
Por Jose PollmanPublicado el
Una página para imprimir o guardar en PDF y conservar junto al pago. Deja constancia del único control que realmente detiene este fraude —una llamada de voz a un número que ya tenía— y de quién lo hizo, que es lo que lo vuelve auditable en lugar de recordado.
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Antes de cambiar nada
- Anote quién lo pidió, cuándo y por qué canal. Adjunte el mensaje original.
- Confirme que esto cambia una cuenta a la que ya ha pagado. La primera factura de un proveedor nuevo es otra situación: verifique al proveedor, no el cambio.
- No actualice todavía la ficha del proveedor. Es lo que leerá un pago posterior; cambiarla primero deja activa una cuenta sin verificar.
La llamada: este es el control
- Anote el número que usó y de dónde salió: una factura anterior, su sistema contable, o la web del proveedor a la que llegó usted mismo.
- Confirme que NO es el número de la solicitud, de la firma del correo ni de la nueva factura. Quien controla el buzón también controla esos.
- Hable con una persona a la que pueda nombrar. Un buzón de voz, una devolución de llamada que no inició usted o una respuesta por correo no son confirmación.
- Léale los cuatro últimos dígitos de la cuenta nueva. No deje que se los lea a usted: eso solo confirma lo que la solicitud ya decía.
- Registre con quién habló y la fecha y hora de la llamada.
Antes de que salga el primer pago
- Anote qué informó la comprobación del nombre del beneficiario de su banco: coincidencia, coincidencia aproximada o ninguna. Una aproximada no es una coincidencia: pregunte.
- Valore un primer pago pequeño, con recepción confirmada por teléfono antes de enviar el resto.
- Actualice la ficha del proveedor en el sistema contable, no en el correo, para que el siguiente pago lea una cuenta verificada.
Aprobación
- Solicitado por (nombre, fecha):
- Verificado de viva voz por (nombre, número usado, fecha):
- Aprobado para pago por (nombre, fecha), una persona distinta de la que recibió la solicitud:
Guarde esto con la factura. Si el cambio resulta ser fraudulento, esta página es el registro de qué se comprobó y quién lo hizo, y una llamada sobre la que su banco puede actuar en horas en lugar de días.