Fournisseur en liquidation ou en insolvabilité

Un registre national des entreprises indique que ce fournisseur est en liquidation, en insolvabilité, en faillite, en réorganisation judiciaire, ou qu’il a été entièrement radié du registre. C’est une affirmation sur la société, pas sur la facture : elle change ce que signifie payer plutôt qu’elle ne vous dit de ne pas payer.

Pourquoi le numéro de TVA paraissait pourtant correct

C’est ce qui prend beaucoup de gens au dépourvu : une société en liquidation conserve en général un numéro de TVA parfaitement valide. VIES répond « oui, enregistré » pour des sociétés en cours de dissolution, pour des sociétés en procédure collective, et souvent plusieurs mois après qu’une société a totalement cessé son activité. La radiation est une formalité administrative qui intervient tard, quand elle intervient.

Une vérification qui demande seulement « ce numéro de TVA est-il valide ? » renvoie donc un résultat vert impeccable pour une entreprise qui n’existe plus. C’est précisément pour cela que ce site consulte aussi le registre national des sociétés, et pour cela qu’un constat issu de ce registre prime sur la réponse TVA au lieu de figurer discrètement en dessous.

Ces états ne sont pas équivalents

Ils portent des noms différents dans chaque pays, et les différences comptent :

Liquidation / dissolution. La société est en cours de fermeture et son actif est distribué. Ce n’est pas automatiquement un signe d’échec — une liquidation amiable ferme une société solvable, et les groupes y recourent couramment pour dissoudre des filiales dormantes. Mais une société en liquidation est en cours de fermeture, et les nouvelles commandes n’en font généralement pas partie.

Insolvabilité / faillite. Une procédure judiciaire est en cours parce que la société ne peut pas payer ses dettes. Un administrateur ou un mandataire judiciaire est généralement désigné et, à partir de ce moment, c’est lui qui contrôle l’argent de la société — y compris la question de savoir à qui ses clients doivent payer.

Réorganisation judiciaire / restructuration. Une procédure de sauvetage. La société est sous protection judiciaire et poursuit généralement son activité, souvent avec l’intention de survivre. C’est l’état dans lequel poursuivre la relation commerciale a le plus de chances d’être parfaitement normal.

Radiée / dissoute / clôturée. La société a été retirée du registre. Elle n’existe plus juridiquement, ce qui signifie qu’elle ne peut ni émettre de facture ni détenir un compte bancaire à ce nom. C’est le plus grave de la liste.

Inactive (Roumanie). Un statut particulier aux conséquences précises : un contribuable déclaré inactif par l’ANAF n’a pas le droit d’émettre de factures, et cela affecte directement la déductibilité de la TVA et des charges des deux côtés de l’opération. Traitez-le comme un panneau d’arrêt, pas comme une mise en garde.

La fraude que ce résultat attire

Les données d’insolvabilité sont publiques. N’importe qui peut les consulter, y compris les auteurs de courriels frauduleux. Le scénario s’écrit pratiquement tout seul :

« Comme vous le savez peut-être, nous sommes en redressement judiciaire. Merci de régler la facture en souffrance sur le compte de l’administrateur indiqué ci-dessous. »

Tout y est plausible, l’insolvabilité est réelle et vérifiable, et les coordonnées bancaires sont celles de l’attaquant. C’est la version la plus redoutable de la fraude au détournement de facture, parce que la demande inhabituelle s’accompagne d’une explication publique authentique.

Ce qui la rend dangereuse, c’est que la version légitime est identique. Lorsqu’une société entre réellement en procédure collective, les instructions de paiement changent bel et bien, et un mandataire authentique vous écrira effectivement pour vous demander de payer sur un autre compte. Vous ne pouvez pas les distinguer en lisant le courriel.

N’agissez donc jamais sur de nouvelles coordonnées bancaires annoncées en même temps qu’une insolvabilité. Trouvez le mandataire désigné dans la décision de justice ou au registre — pas dans le courriel — et appelez-le à un numéro figurant dans ce document. Voir fournisseur demandant à changer ses coordonnées bancaires.

Que faire avant de payer

1. Lisez l’état exact indiqué par le résultat. Restructuration et dissolution sont aux deux extrémités de l’échelle. La carte nomme celui qu’a employé le registre.
2. Déterminez si vous payez d’avance ou après coup. C’est la question qui détermine votre exposition. Payer après la livraison est surtout un problème administratif. Payer avant la livraison fait de vous un créancier chirographaire d’une société insolvable, la position dont les taux de recouvrement sont les plus faibles dans tous les pays.
3. Vérifiez qui a qualité pour recevoir le paiement. Si un mandataire est désigné, obtenez ses coordonnées auprès de la source officielle et confirmez le compte directement avec lui.
4. N’arrêtez pas simplement de payer ce que vous devez. Une dette pour des prestations déjà livrées reste due, désormais à la procédure plutôt qu’à la société, et la retenir peut vous placer du mauvais côté d’une réclamation. Faites confirmer la position par écrit par le mandataire.
5. Regardez la ligne de TVA de la facture. Une société radiée ou inactive qui émet une facture avec TVA pose un problème pour votre propre déduction, pas seulement pour la sienne. Votre comptable voudra la voir avant toute comptabilisation.
6. Renseignez-vous sur la livraison, pas seulement sur le paiement. Savoir si la société peut encore exécuter le contrat est une question distincte de celle de savoir si elle peut être payée, et c’est généralement la plus importante commercialement.

Les modalités précises — à qui payer, et ce qu’il advient d’un contrat lorsque l’autre partie devient insolvable — dépendent du pays et de votre contrat. Ce sont des questions pour votre expert-comptable ou un avocat ; cette page sert à repérer la situation à temps pour les poser.

Quand il n’y a pas lieu de s’inquiéter

• Une société dormante du groupe en liquidation amiable, alors que la société opérationnelle qui vous facture réellement est une entité tout à fait différente.
• Une restructuration dont l’entreprise ressort. Des sociétés en sortent et poursuivent leur activité pendant des décennies.
• Le décalage du registre. Les mentions sont mises à jour au rythme du registre, et une procédure close peut rester visible un certain temps. Le Portugal en est l’exemple le plus net : Citius publie tout le cycle de vie d’une affaire, y compris sa clôture — c’est pourquoi un résultat portugais est présenté comme une invitation à vérifier et non comme le constat d’une insolvabilité actuelle.
• La mauvaise société. Les registres d’insolvabilité portugais nomment aussi les créanciers, et y figurer comme créancier signifie l’inverse d’être en difficulté. Cet outil ne rapproche que le débiteur, mais il vaut la peine de connaître la distinction quand vous consultez le registre vous-même.

Ce que la vérification prouve et ne prouve pas

Elle prouve que le registre portait ce statut pour le titulaire de ce numéro de TVA lors de la dernière lecture. Elle ne prouve pas que la facture devant vous émane de cette société, que la société ne peut pas livrer, ni que vous ne devriez pas payer. Cela exige l’appel téléphonique que réclame chaque résultat de ce site — et ici plus qu’ailleurs, le numéro à composer est un numéro que vous aviez déjà, ou un numéro figurant au document officiel. Pas celui de la facture.

Les registres qui signalent cela, et pour quels pays, figurent sur couverture. Vous pouvez lancer la vérification sur la page d’accueil.